Steeds meer fleetmanagers zien de voordelen van telematica. Het realiseren van deze voordelen vraagt echter om verandering. En helaas hebben mensen daar een natuurlijke weerstand tegen. Verandering kan ingewikkeld zijn. Bedrijven wijzigen maar al te vaak van koers. Daarmee trappen ze in de valkuil die de kloof van Moore wordt genoemd: de voordelen wegen niet op tegen de toegenomen complexiteit, zodat men al snel van de nieuwe aanpak afstapt.
Maar wat kun je als fleetmanager dan doen om voor verandering binnen je organisatie te zorgen? Hoe kun je de weerstand overwinnen en je team overhalen om nieuwe oplossingen en processen te omarmen?
Hieronder volgt een overzicht van zes manieren waarop je werknemers kunt aanmoedigen om gebruik te maken van nieuwe technologie.
1. Presenteer de nieuwe oplossing als hulpmiddel
In het Engels zegt men “Sell the sizzle, not the sausage”. Verkoop het gespetter, niet de worst. Met andere woorden: wijs mensen op de voordelen in plaats van de technische specificaties van de nieuwe tool.
Als je team geen heil in de technologie ziet, zal het acceptatieproces langzaam verlopen, als je initiatief al überhaupt van de grond komt. Als medewerkers de oplossing als een verplicht nummer zien, zal dat spanning en wrijving opleveren. Het is veel beter om de nieuwe oplossing te presenteren als een hulpmiddel dat hun leven er een stuk eenvoudiger op zal maken.
Begin door de dagelijkse pijnpunten van je team in kaart te brengen. Positioneer de nieuwe technologie vervolgens als een oplossing voor die problemen. Hoe meer je je verhaal met feiten kunt staven, hoe beter.
Als het je lukt om draagvlak bij het team te creëren, is het zaak om hen het gevoel te geven dat het echt hún tool is. Het is daarom belangrijk om te kiezen voor een leverancier die begrijpt dat de ondertekening van een contract pas het begin is van de samenwerking en je zal helpen met het promoten van de oplossing binnen je organisatie.
2. Kies je technologie zorgvuldig
De oplossing waarvoor je kiest zal bepalend zijn voor de gebruikersacceptatie. Het is altijd lastig om aan nieuwe technologie te wennen. Maar als de oplossing niet gebruiksvriendelijk is, intensieve training vereist en op andere manieren met de drukke planning van je team conflicteert zullen medewerkers die links laten liggen. En geef ze eens ongelijk.
De sleutel tot het kiezen van de juiste technologie is een begrip van wat je precies nodig hebt. Documenteer alle processen, identificeer lacunes en ga na hoe de technologie je kan helpen om de kloof te dichten. En het is nog beter als je precies weet hoeveel tijd een taak of proces in beslag neemt. Pak er een stopwatch bij en leg alle tijden en bewegingen vast. Op die manier beschik je over een concrete toetssteen waaraan je kunt aflezen of de nieuwe oplossing op de bedrijfsbehoeften aansluit.
Wees specifiek. Wees je bewust van je zwakke punten en probeer zoveel mogelijk meetbare criteria in kaart te brengen.
Andere aspecten om rekening mee te houden bij het selecteren van een telematicaoplossing:
- Welke medewerkers gaan de technologie precies gebruiken?
- Welke functionaliteiten zullen ze nuttig vinden?
- Hebben ze al eerdere ervaring met deze technologie?
- Zullen ze inzien waarom de tool voor hen van nut is?
- Is de user interface overzichtelijk en gebruiksvriendelijk?
Het is onvermijdelijk dat er een bepaalde mate van wrijving optreedt tijdens de implementatiefase. Je kunt die echter verminderen door voor een oplossing te kiezen die aansluit op de behoeften van je team.
3. Zorg voor training op maat
Niet iedereen zal even snel wegwijs in de oplossing worden. Sommige werknemers hebben mogelijk al ervaring met de technologie die je uitrolt. Voor anderen is die weer compleet nieuw. Houd dus rekening met verschillende leerstijlen en -tempo’s.
De gebruikersacceptatie heeft de vorm van een curve. Niet iedereen bereikt hetzelfde kennisniveau op hetzelfde moment. Sommige werknemers kunnen de voorkeur geven aan coaching, terwijl andere teamleden meer gebaat zijn bij online zelfstudie.
“Het is beter om teamleden te vragen bij welke vorm van training zij zich het meeste op hun gemak voelen. Laat merken dat je de tijd neemt om hen te helpen om het nieuwe systeem te leren kennen. Stel je bescheiden op en voel mee met je team”, zegt Didier Bonnet, de medeauteur van Leading Digital en global practice leader bij Capgemini Consulting.
4. Werk met ambassadeurs
Probeer niet om de hele organisatie direct achter je te krijgen. Begin met een kleine groep welwillende teamleden. Laat hen zien hoe ze de technologie moeten gebruiken en ken hen vervolgens de rol van ambassadeur toe. Naarmate zij de technologie beter leren kennen kunnen zij de overige teamleden er wegwijs in maken.
Je kunt ook zelf een hoop leren van deze early adopters. Verzamel feedback door vragen te stellen als:
- Hoe maakt deze technologie je werk eenvoudiger?
- Hoe denk je dat deze technologie de ander teamleden zal helpen?
- Voorzie je problemen met deze nieuwe tool?
- Hoe zou je je collega’s overhalen om er gebruik van te maken?
5. Hanteer een ‘wortel en stok’-aanpak
Het belonen van goed gedrag werkt meestal beter dan het bestraffen van onwenselijk gedrag. Bied beloningen en andere extraatjes aan om het gebruik van de nieuwe tool interessant te maken voor medewerkers.
Om de positieve aspecten te benadrukken kun je bijvoorbeeld geboekte successen vieren. Dit zal het team enthousiaster maken over het gebruik van de oplossing. Wijs op de positieve gevolgen die de technologie voor de organisatie heeft, zodat iedereen de praktische waarde ervan inziet.
Het is natuurlijk mogelijk dat sommige medewerkers weigeren om hun medewerking te verlenen en andere teamleden daaronder lijden. In dat geval kan het nodig zijn om sancties in te stellen. Maar dat is echt een laatste redmiddel. Het bestraffen van medewerkers kan namelijk de indruk wekken dat de nieuwe aanpak in het nadeel van het personeel is.
6. Ga in de frontlinie staan
Zelf het goede voorbeeld geven, dus de nieuwe tools en technologie gebruiken, is van cruciaal belang om je team te enthousiasmeren voor een nieuwe oplossing. Als fleetmanager moet je niet alleen voor verandering binnen je team zorgen. Je moet de voordelen van de technologie ook duidelijk maken bij het management.
Wat je moet doen en laten bij de implementatie van nieuwe technologie voor wagenparkbeheer
Wel doen
- Richt de aandacht op de manieren waarop de nieuwe technologie het leven van werknemers makkelijker zal maken.
- Bevorder de gebruikersacceptatie door medewerkers te belonen op manieren die zij op prijs zullen stellen.
- Zorg dat het gebruik van de nieuwe technologie een vast onderdeel wordt van de dagelijkse routine van je team.
Niet doen
- Investeren in technologie die te simpel is of ingewikkelder dan strikt noodzakelijk. Zoek naar een oplossing met een gebruiksvriendelijke intuïtieve interface en functionaliteiten die je team ook daadwerkelijk nodig hebben.
- Nalaten om eerst een kleinschalig team van enthousiaste werknemers achter je te scharen. Zij zullen je ogen en oren en steun en toeverlaat zijn tijdens het acceptatieproces.
- Bestraf langzaam lerende medewerkers niet. Wees flexibel en leg alleen sancties op als laatste redmiddel.
Overweeg je om telematica aan te schaffen voor je onderneming, maar wil je advies over het implementatieproces? Neem gerust contact op.
