Telematica omvat tegenwoordig veel meer dan GPS-tracking en functionaliteit voor het bepalen van de beste routes. Het aanbod van tools voor fleetmanagers groeit met de dag. Hoe kun je nu de best passende tools en de juiste leverancier uitkiezen? En hoe waarborg je een optimale return on investment (ROI) voor je organisatie?
Het begint bij een business case
Het opstellen van een gedegen business case voor een investering in telematica en het aantonen van de ROI op de korte en lange termijn zijn waarschijnlijk de grootste struikelblokken voor een bredere inzet van telematica bij bedrijven met wagenparken. De technologie is al geruime tijd in omloop en daarom zou je denken dat het inmiddels binnen vrijwel alle wagenparken wordt gebruikt. Maar niets is minder waar.
Zelfs GPS-tracking, de simpelste vorm van telematica, wordt nog altijd niet binnen 100% van alle wagenparken gebruikt. Uit recente cijfers blijkt dat slechts 64% van alle organisaties met wagenparken gebruikmaakt van GPS-technologie..
Bedrijven met wagenparken die geen gebruikmaken van telematica lopen kansen mis om kostenbesparingen te realiseren, de efficiëntie van hun werkprocessen te verbeteren en hun winstgevendheid te vergroten.
Als je organisatie het potentieel van telematica nog niet benut, kun je vier cruciale maatregelen treffen om de ROI op telematica aan te tonen bij het management.
1. Maak een einde aan misverstanden rond telematica
Het eerste wat je zou moeten doen is de weerstand tegen de inzet van telematica wegnemen. Afgaande op feedback van diverse fleetmanagers zijn er drie belangrijke redenen voor deze weerstand:
- Bestuurders hebben het gevoel dat ze worden gecontroleerd
- Bedrijven denken geen telematica nodig te hebben, omdat ze netjes met hun wagens omgaan
- Telematica is een dure grap
Het is mogelijk dat managers of directieleden andere redenen tegen het gebruik van telematica aanvoeren, maar meestal zullen ze in een van de bovenstaande drie categorieën vallen. Hier volgen een paar suggesties voor het wegnemen van elk punt van zorg:
“Ik vind het geen prettig idee dat ik in de gaten wordt gehouden” — De privacy zal altijd een heet hangijzer zijn bij de uitrol van initiatieven voor monitoring van het personeel. De beste manier om deze angst te verlichten is door bestuurders goed voor te lichten. Leg hen uit welke data je gaat verzamelen, hoe je dat gaat doen en met welk doel je dat doet.
“We hebben geen telematica nodig” — De realiteit is dat telematica zonder meer zal bijdragen aan een kostenefficiënter gebruik van bedrijfswagens. De voordelen van software en telematica voor wagenparkbeheer zijn inmiddels lang en breed besproken.
“Telematica is duur” — De kosten van telematica zijn de afgelopen jaren fors gedaald als gevolg van een wildgroei aan leveranciers en aangeboden technologieën. Dit punt van zorg is echter terecht als telematica in honderden voertuigen wordt ingezet. Maar in dat geval kunnen de kostenbesparingen van telematica uitkomst bieden (waarover later meer).
2. Kies voor een oplossing die aansluit op je doelstellingen
Als fleetmanager ben je als geen ander bekend met de vormen van inefficiëntie en onnodige kosten die telematica kan verhelpen. Net als met elke andere technologische investering heb je niet per definitie het duurste van het duurste nodig. Het is belangrijk om na te gaan of de functionaliteit van het systeem dat je gaat gebruiken aansluit op de zakelijke doelstellingen die je voor ogen hebt. Maar bedenk wel: goedkoper is niet altijd beter.
3. Wijs het management op de voordelen van telematica
Sherb Brown, de bestuursvoorzitter van Bobit Business Media schrijft: “De kosten vormen de belangrijkste tegenwerping die we te horen krijgen met betrekking tot de implementatie van een telematicasysteem. Dit is een legitiem punt van zorg voor de meeste fleetmanager. De aanschaf van 1.000 of 10.000 stuks van wat dan ook is en blijft een kostbare aangelegenheid. Je hoeft echter niet met cijfers te goochelen om duidelijk te maken dat GPS-tracking van het wagenpark één van de beste investeringen is die maar mogelijk is. Het levert voor de meeste organisaties directe voordelen op. Ik moet nog een fleetmanager tegenkomen die spijt heeft van de implementatie van een telematicaprogramma.”
Volgens Brown wegen de voordelen van telematica ruimschoots op tegen de kosten. Zozeer zelfs dat het uitvoeren van een kosten-batenanalyse in feite overbodig is.
Dit is waar het opstellen van een business case voor telematica om de hoek komt kijken. Daarbij kun je gebruikmaken van branchegegevens om aan te tonen welke voordelen telematica kan opleveren. Zo brengt een enquêterapport van FleetAnswers de belangrijkste voordelen in kaart die fleet managers hebben weten te realiseren door de implementatie van telematica. De belangrijkste voordelen waren volgens hen verbeteringen van het rijgedrag, meer brandstofbesparing, verbeterde veiligheid van bestuurders, minder CO2-uitstoot, kortere levertijden en lagere onderhoudskosten. Dit zijn stuk voor stuk factoren die bijdragen aan verbeterde winstgevendheid en lagere operationele kosten.
Een tip: je kunt de schok van de aanloopkosten voor de implementatie van telematica binnen je wagenpark verlichten door te beginnen met een pilotprogramma waarbij slechts een paar voertuigen zijn betrokken. Op die manier kun je de eerste data verzamelen en op basis daarvan verslag aan het management uitbrengen over de gerealiseerde ROI.
4. Stel een plan voor het meten van de ROI op
Over data gesproken: de kwaliteit van je methoden voor het verzamelen van data en de data zelf is bepalend voor de effectiviteit waarmee je de ROI op telematica meet. Daarbij kun je aanlopen tegen problemen rond de consistentie, kwaliteit, complexiteit en relevantie van data.
Door zorgvuldig te werk te gaan bij de selectie van een leverancier van telematicaoplossingen kun je dit soort problemen voorkomen. Schroom niet om de leverancier vragen te stellen over de nauwkeurigheid, relevantie, het nut en de complexiteit van diens oplossing. Een ideale telematicapartner zou je moeten kunnen helpen met het opstellen van een plan voor het meten van de ROI. Dat geldt ook voor het afzetten van de door de telematicaoplossing verzamelde gegevens tegen de bedrijfsdoelstellingen.
Telematica: een risicoloze investering
Telematica biedt tal van voordelen. De technologie is bevorderlijk voor de brandstofzuinigheid, overeenstemming met de wet- en regelgeving, de veiligheid van bestuurders, het voertuigonderhoud en de operationele efficiëntie. Een investering in telematica zou dan ook een vrijwel directe ROI moeten opleveren.
We delen blogs, e-books en organiseren webinars om je te voorzien van de informatie die je nodig hebt om succesvol te zijn én te blijven. Abonneer je nu en zorg dat je de laatste updates als eerste ontvangt!
