U vraagt zich als wagenparkbeheerder waarschijnlijk regelmatig af hoe u de operationele kosten kan terugdringen? Welke oplossingen u daarbij kunnen helpen? En hoe die oplossingen uitgerold kunnen worden onder alle medewerkers? Twee organisaties die het antwoord hebben gevonden, laten we aan het woord.
“…met de inkrimping van ons wagenpark hebben we de kosten naar schatting met 30% teruggebracht.”
De éne organisatie beheert een wagenpark van 14.000 voertuigen en de andere organisatie heeft een wagenpark dat 1.150 voertuigen telt. Hoe slaagden deze organisaties erin om de kosten zo enorm terug te dringen? Dat vertelden ze aan een nieuwsblad, hieronder leest u de vertaling van het artikel.
—-
De deeleconomie vertegenwoordigt een probaat middel om de operationele kosten van wagenparken terug te dringen. Uit recente cijfers blijkt dat privéauto’s 95% van de tijd gestationeerd blijven. Met andere woorden: de kosten die met deze voertuigen gepaard gaan zijn het gevolg van inefficiëntie.
Hetzelfde geldt voor bedrijfswagens. Inefficiënt gebruik van het wagenpark jaagt bedrijven onnodig op kosten. En de deeleconomie kan helpen met het terugdringen daarvan.
Acht bedrijfswagens bij Bitė
Giedrius Skliutas, salesmanager bij Bitė Lietuva, zegt dat er 800 werknemers binnen zijn organisatie actief zijn, maar dat het bedrijf slechts acht bedrijfswagens in bezit heeft. Het gaat om speciale voertuigen met een hoogdoorlaatfilter en speciale apparatuur voor het onderhoud van de basisstations van het telecombedrijf. Bitė Lietuva betrekt de andere 80 bedrijfswagens bij een leasebedrijf, en deelt deze voertuigen intern. En het leaset nog eens 55 bedrijfswagens van zijn werknemers, managers en directieleden op basis van persoonlijke overeenkomsten.
“Qua bedrijfsomvang behoren we tot de 30 grootste bedrijven van Litouwen, maar geen van onze managers rijdt in een auto van de zaak, zegt Skliutas. “Een auto van de zaak maakt vaak onderdeel van de beloningsstructuur van managers, maar de aanpak waarvoor wij hebben gekozen heeft ook zijn charme. Onze directieleden rijden in verschillende auto’s, van cabrioletten tot minibussen. Onze financieel directeur had een minibus nodig, dus schafte hij er een aan. Ik denk niet dat er veel bedrijven zijn die een minibus voor hun managers zouden aanschaffen.”
Zelfregulerend mechanisme
Volgens Skliutas is de belangrijkste reden voor deze aanpak dat die het beheer van het wagenpark optimaliseert. Dit maakt volgens hem een einde aan een hoop problemen.
“Het werkt als een zelfregulerend mechanisme. En we hebben zo geen speciale medewerker nodig voor het onderhoud van de voertuigen. Er doen zich geen problemen voor wanneer managers de organisatie verlaten of niet precies weten wat ze met hun twee tot drie jaar oude auto moeten doen. Nu kunnen we een omvangrijk wagenpark beheren met slechts één medewerker met een halftijds contract. Dat is bijzonder efficiënt”, zegt Skliutas.
ABB beheert een wagenpark met 14.000 voertuigen
Andrejus Volynkinas, een partner van ABB voor Letland en Litouwen, zegt dat zijn business unit wereldwijd ingrijpende veranderingen ondergaat. Alles wat niet direct verband houdt met de kernprocessen wordt uitbesteed aan andere bedrijven. Daarmee is de 147.000 werknemers tellende multinational moeiteloos in staat om een wagenpark van 14.000 voertuigen te beheren. In Litouwen bezit ABB slechts één auto. Alle andere bedrijfswagens worden bij een leasebedrijf betrokken.
Carpooling
Volgens Volynkinas koos ABB voor carpooling toen bleek dat werknemers de bedrijfswagens niet vrijelijk konden gebruiken.
“Sommige collega’s namen de autosleutels mee zonder iemand daarover te informeren. Om deze reden implementeerden we een systeem dat vastlegt wanneer bedrijfswagens vertrekken en wanneer ze terugkeren”, zegt Volynkinas. Na een grondige analyse van het gebruik van bedrijfswagens besloot de business unit dat er helemaal geen officiële bedrijfswagens nodig waren. Momenteel wordt er gebruikgemaakt van 17 auto’s waarin regelmatig wordt gereden door circa 35 medewerkers. Volgens Volynkinas stuitte deze regeling niet op weerstand bij de werknemers, omdat die er al snel het voordeel van zagen.
“De belangrijkste voordelen zijn verbeterde operationele efficiëntie en tijdsbesparingen. Zo is het niet langer nodig om papieren formulieren in te vullen voor rapportages over het brandstofverbruik. Vroeger nam dit proces een halfuur in beslag. Dat betekent dat 30 werknemers nu maandelijks 15 uur overhouden voor andere zaken. En wanneer we in het verleden een bekeuring ontvingen, omdat iemand was geflitst, moesten we nagaan wie dat was. Hierdoor moesten we de helft van ons personeel vragen aan welk project er een halfjaar eerder werd gewerkt, en wie op dat moment ergens in Litouwen rondreed. Het huidige carpooling-systeem maakt het enorm eenvoudig om na te gaan wie een snelheidsovertreding heeft begaan.”
Politie van Litouwen: 10.000 werknemers en 1.600 voertuigen
Toch kan geen van deze carpool-oplossingen wedijveren met het systeem voor wagenparkbeheer dat de politie van Litouwen in gebruik heeft genomen. Er zijn momenteel 10.000 werknemers bij de politie werkzaam die gebruikmaken van om en nabij de 1.600 voertuigen. En er zijn ook plannen om het wagenpark verder uit te breiden.
Juozas Stundys, hoofd van de afdeling Ontwerp en Ontwikkeling van de Litouwse politie, weet zich te herinneren dat de herstructurering van het wagenpark eind 2015 plaatsvond. Net als bij veel andere publieke organisaties werden sommige bedrijfswagens aan managers toegewezen en andere auto’s door medewerkers van verschillende afdelingen gebruikt. Er ontstonden echter problemen wanneer een medewerker voor het werk moesten reizen en de andere collega’s geen toegang tot de bedrijfswagen hadden.
Uitpuilende parkeerplaats
“Het kon zomaar gebeuren dat de parkeerplaats uitpuilde van de auto’s, simpelweg omdat de bestuursleden die niet gebruikten. Volgens de officiële procedures kreeg elk bestuurslid een auto van de zaak toegewezen, en als gevolg van bepaalde aansprakelijkheidsoverwegingen mocht niemand anders die auto gebruiken”, zegt Stundys.
Op een gegeven moment begonnen we opties te onderzoeken om verandering in deze situatie te brengen.
“In het verleden hebben we al maatregelen getroffen voor het delen van de inventaris. Zo stond vroeger in elke kamer een printer opgesteld. Nu maken we gebruik van slechts één printer op elke etage. Dit vroeg echter om de nodige gedragsveranderingen, en daarbij stuitten we op weerstand van het personeel. Maar uiteindelijk leverde deze beslissing bijzonder bevredigende resultaten op”, zegt Stundys. “Nog een voorbeeld: we installeerden gedeelde werkplekken die naar behoefte konden worden gebruikt door straatagenten. Zij dragen nu allemaal een tablet bij zich. Daarmee kunnen vijf medewerkers op kantoor gebruik kunnen maken van één computer.”
Vervolgens bestudeerden we de mogelijkheid van een carpooling-dienst. We vonden een leverancier die over een in de praktijk bewezen systeem beschikte, en testte die oplossing in zes voertuigen. Daarmee streken we niemand tegen de haren in, omdat het systeem op zeer kleine schaal werd getest. We konden hiermee de efficiëntie van het systeem en de potentiële return on investment bepalen en nagaan of de oplossing in goede aarde zou vallen bij de gebruikers.
“We realiseerden ons direct welke voordelen dit systeem ons kon bieden, zelfs toen we nog maar een paar auto’s gebruikten. Drie jaar verder zijn er zo’n 1.150 voertuigen aan het systeem toegevoegd. Als onze berekening klopt, is dat één wagen per dag”. De politie werd daarmee de grootste afnemer in Litouwen.
Net zoals alle andere organisatorische veranderingen stuitte dit initiatief op enige weerstand. Werknemers hamerden op de omvang van de organisatie en hun speciale status. Volgens Stundys hielp de krachtige steun van het management het team om deze hindernis te overwinnen.
“Ik zie met name de sterke steun van het management als een cruciale factor bij de introductie van deze gedragsveranderende oplossingen”, aldus de politievertegenwoordiger.
Schaalvoordeel
“Er wordt beweerd dat bedrijven de kosten tot maar liefst 30% kunnen terugdringen als werknemers weten dat hun apparatuur wordt bewaakt. We kunnen geen exacte cijfers geven, omdat het enorm lastig is om de kostenbesparingen uit te rekenen. Maar we denken dat we met de inkrimping van ons wagenpark de kosten met circa 30% hebben kunnen terugbrengen. Hierdoor kunnen we nieuwere voertuigen aanschaffen”, zegt Stundys. Hij ziet ook andere kansen liggen op het gebied van delen. Als iemand bijvoorbeeld lange tijd op bezoek gaat bij een andere instelling, is het een goed idee om het openbaar vervoer te nemen. Het is immers bijzonder inefficiënt is als een bedrijfswagen ergens een hele dag lang geparkeerd staat en andere werknemers daar geen gebruik van kunnen maken.”
* Artikel geschreven door Linas Butkus
