Het zal voor niemand een verrassing zijn dat het niet of onvolledig integreren van bedrijfsprocessen voor een inefficiënte bedrijfsvoering zorgt. Het ontbreken van een compleet overzicht zorgt veelal zelfs voor vervelende verrassingen bij nacalculatie. Maar hoewel we het allemaal weten, zijn er nog steeds bedrijven die hun processen en systemen niet samenvoegen. Het zit niet in het DNA van deze ondernemers. Nu kunnen we ons DNA niet heel gemakkelijk veranderen, maar onze werkwijze wel.
Start met iets simpels
Integreren is namelijk niets meer dan het koppelen van verschillende (software)programma’s binnen de organisatie. En of het nu om systemen van ACTO, Van Meijel, EXACT, SAP of Ridder software gaat, als u ze met elkaar ‘laat praten’ zorgt u voor een effectievere bedrijfsvoering, lagere kosten en betere prestaties.
Nu ben ik mij ervan bewust dat het samenvoegen van alle systemen niet voor iedereen even gemakkelijk is. Bedrijven die de stap willen zetten, maar niet gelijk alles in één keer willen doen, adviseer ik altijd om te starten met een relatief simpele integratie als bijvoorbeeld het bundelen van alle gewerkte uren binnen een project. In de praktijk kom ik namelijk nog regelmatig bedrijven tegen waarvan de buitendienstmedewerkers hun gemaakte uren onnauwkeurig bijhouden. ‘Geen zin’ of ‘geen tijd’ is vaak het excuus, maar het niet correct bijhouden van alle uren zorgt ervoor dat uw begroting niet meer klopt. Met alle gevolgen van dien.
Geen verrassingen meer bij nacalculatie
Het ontbreken van een accuraat urenoverzicht beperkt zich veelal niet tot de buitendienstmedewerkers. Ook voorcalculatie-, verkoop-, planning- en administratiemedewerkers werken op diverse projecten tegelijkertijd, waardoor ook zij niet altijd even volledig hun uren registeren of uren zelfs inboeken onder het verkeerde project. Hierdoor loopt u als ondernemer het risico dat u pas bij nacalculatie erachter komt dat er meer kosten zijn gemaakt dan begroot.
Maar door het automatiseren en samenvoegen van de urenregistratie kunt u dergelijke negatieve verrassingen voorkomen. Zo kunt u bijvoorbeeld met Time Tracker van Fleet Complete te allen tijde een actueel urenoverzicht van iedere individuele medewerker hebben. Bovendien heeft u zo zicht op de totale prestatie van alle medewerkers die zijn toegewezen aan hetzelfde project. Via de automatische administratie worden werkelijke projectkosten voortdurend vergeleken met de begrote kosten. En op basis van deze inzichten worden continu de verwachtingen met betrekking tot levertijden en budgetten gemanaged. Mochten de werkzaamheden afwijken van de begroting, dan kunt u direct de verwachtingen van het budget en de levertijd opnieuw afstemmen.
Optimale integratie voor een nog beter resultaat
Een systeem als Time Tracker kan met ieder administratiesoftwarepakket worden geïntegreerd en gemakkelijk worden gekoppeld aan systemen als bijvoorbeeld Fleet Tracker voor een nog beter inzicht in alle gemaakte kosten binnen uw organisatie. Zo laat de intelligente Fleet Tracker blackbox u onder andere realtime zien waar uw voertuigen en medewerkers zijn. Data waarmee u in staat bent om de optimale routes in te plannen en zo min mogelijk brandstof verbruiken.
Door deze data vervolgens te combineren met de data uit Time Tracker geeft u uzelf een voorsprong bij iedere vervolgopdracht. Want door de planning van een project samen te brengen met gegevens uit de uitvoering krijgt u uiteindelijk een volledig beeld van alle activiteiten. Daardoor worden planningen realistischer gemaakt en kosten beter ingeschat en staat uw personeel altijd op het juiste moment op de juiste plaats.
Inspirerende voorbeelden van integratie bij Defensie, GUTS Installatietechniek en BAM Rail
Ik kan daar wel een paar leuke voorbeelden van geven. Zo kan het ministerie van Defensie nu door het integreren van Fleet Complete met hun eigen reserveringssysteem direct zien waar hun auto’s zich bevinden en de auto’s op afstand vergrendelen en ontgrendelen. Een simpele integratie van twee systemen die in het afgelopen jaar heeft geresulteerd in een aanzienlijke afname van het aantal ritten en dus in een significante kostenreductie.
Hoe snel en simpel het integreren van software kan gaan ontdekte ook GUTS Installatietechniek uit Eindhoven. Zij integreerde haar software met de digitale planning van Fleet Complete waardoor tegenwoordig de overdracht van de uit te voeren werkzaamheden via een digitale werkbon plaatsvindt. Deze verandering heeft voor een plattere organisatie, een significante afname van woon-, werk-, en reistijd en een toename van de productiviteit gezorgd.
En wat te denken van de medewerkers van BAM Rail? Zij ontvangen tegenwoordig hun planning via hun iPhone. En ook de overdracht van de inzettijd wordt door de leidinggevende per iPhone geaccordeerd en automatisch in de interne administratie verwerkt. Dit alles heeft resulteert in een belangrijke afname van de administratieve werkzaamheden omdat de projectmanager nu altijd inzicht heeft in de verloning en nacalculatie van het project, inclusief de voortgang.
Vraag of opmerking over bedrijfsprocessenintegratie?
Benieuwd of het integreren van uw bedrijfsprocessen ook zo rendabel kan zijn? Neem dan vrijblijvend contact met mij op. Ik kom graag eens bij u langs om alle mogelijkheden voor uw bedrijf in kaart te brengen.
Wilt u ook meer weten over Time Tracker? Download dan onze gratis whitepaper ‘Grip op uw urenregistratie‘.
Ryanne van der Wiele
ryanne.vanderwiele@fleetcomplete.nl
06-41665693
0345-631171
