Sta eens even stil bij het volgende: in de gemiddelde kantooromgeving gebruikt een medewerker elke 12 minuten een vel papier. De gemiddelde medewerker verbruikt jaarlijks maar liefst 250 tot 300 kilo papier! Het organiseren en opslaan van zoveel papierwerk draagt bij aan complexe bedrijfsprocessen en levert een hoop stress op.
Hier zijn vijf redenen om naar een papierloze onderneming toe te werken:
1. Effectiever tijdsbeheer
Het invullen van papieren (inspectie)formulieren is een tijdrovend proces. De duur hiervan is afhankelijk van de snelheid waarmee bestuurders toegang kunnen krijgen tot voertuigen en hun bevindingen kunnen opschrijven. Een ander probleem is dat papieren formulieren makkelijk kunnen worden beschadigd of zoekraken.
Fleet Complete zorgt dat bestuurders kleine en grote gebreken direct in de app kunnen vastleggen. Medewerkers kunnen al hun rapportages digitaal aftekenen. De gegevens worden zonder menselijke tussenkomst doorgestuurd naar de fleetmanager en tegelijkertijd geüpload naar een portal voor bijvoorbeeld onderhoudstechnici. Alle informatie is daarmee direct via het internet toegankelijk.
Laten we nu eens kijken naar hoe dit in de praktijk uitpakt. Stel dat bestuurders gemiddeld zes minuten nodig hebben om papieren formulieren in te vullen en dat de fleetmanager vier minuten kwijt is aan de handmatige invoer van de gegevens. Als je wagenpark 100 voertuigen telt, zou dit proces tussen de 16 en 18 uur in beslag nemen, ervan uitgaande dat je gegevens voor zes voertuigen per uur verwerkt.
2. Verbeterde interne communicatieprocessen
Digitale formulieren maken ook in één klap een einde aan de uitwisseling van papieren documenten tussen bestuurders, technici en fleetmanagers.
De elektronische aanpak maakt het mogelijk om alle gegevens te raadplegen via een centraal platform, direct nadat bestuurders de gegevens hebben geüpload. Alle relevante betrokkenen hebben direct toegang tot deze informatie.
3. Kostenbesparingen
Na verloop van tijd stapelen de papieren formulieren zich op. Afhankelijk van de omvang van je wagenpark kan er een fors deel van het jaarbudget opgaan aan het beheer van deze papieren rapportages.
Een praktisch voorbeeld: een voertuiginspectielogboek kost zo’n 3,14 euro en gaat meestal een maand per bestuurder mee. Dat lijkt misschien een verwaarloosbaar bedrag, maar als je naar de jaarlijkse kosten voor het hele wagenpark kijkt dan zal je dit anders niet.
En dan hebben we het alleen nog maar over de kosten van logboeken. Daar bovenop komen nog de kosten van schrijfwaren en arbeidskosten die met papieren rapportages gepaard gaan. De onderstaande infographic toont een overzicht van de kosten rond papieren processen. Hieruit blijkt onder meer dat er 15% van de bedrijfsomzet opgaat aan het opstellen, verwerken en verspreiden van documenten.
Met een digitale aanpak kun je een einde maken aan al deze kosten. Fleetmanagers en medewerkers houden bovendien meer tijd over voor andere werkzaamheden die meer toegevoegde waarde opleveren.
4. Beter voor het milieu
Het is heel simpel, hoe minder papier je gebruikt, hoe milieuvriendelijker dat is. Dat weten we allemaal. Kiezen voor een papierloze aanpak heeft bovendien een domino-effect. Als je een einde maakt aan papieren processen voor je wagenpark, heb je ook automatisch minder potloden, pennen, perforators, inkt en andere schrijfwaren nodig.
Al met al zou kun je hiermee het jaarlijkse gebruik van metaal, rubber en plastic aanzienlijk terugdringen. En dat geldt ook voor het brandstofverbruik dankzij een sneller verloop van het inspectie- en onderhoudsproces.
5. Een einde aan administratieve rompslomp
Uit onderzoek blijkt dat we 80% van alle papieren documenten die we bewaren nooit gebruiken of zelfs maar inzien.
En dat is niet alles. Tijdens een enquête door de National Association of Professional Organizers (NAPO) gaf 91% van alle werknemers aan dat ze efficiënter en doelmatiger zouden kunnen werken als hun werkomgeving beter was georganiseerd.
Met een papierloze aanpak kun je een einde maken aan een warboel aan papieren rapportages. Elektronische bestanden nemen geen ruimte in en maken het makkelijker om informatie te vinden.
Papierloze processen
Hoewel overstappen op papierloze processen met een leerproces gepaard gaat, loont het zonder meer de moeite. Je profiteert daarmee van gestroomlijnde bedrijfsprocessen en workflows.
Dus als je kosten wilt besparen, een einde wilt maken aan bergen papier, het milieu wilt ontzien, effectiever met je tijd wilt omgaan en je communicatieprocessen wilt optimaliseren, is het een goed idee om een demo aan te vragen. Wij laten graag zien hoe ons platform je helpt om een papierloze onderneming te worden. Neem contact op.
