Sinds een jaar of tien beginnen steeds meer bedrijven met wagenparken in te zien dat telematica een belangrijk middel is om zich van de concurrentie te onderscheiden. Als jouw organisatie een wagenpark heeft, ben je vast al bekend met alle voordelen die telematica te bieden heeft: van het verbeteren van de klantenservice tot het opvoeren van de productiviteit en terugdringen van de kosten.
De bedrijfsbehoeften en -omstandigheden veranderen echter in hoog tempo. Zo heeft de coronacrisis ons geleerd dat het op de voet volgen van de laatste ontwikkelingen het verschil kan betekenen tussen het ternauwernood overleven van plotselinge veranderingen en het gedijen bij die veranderingen. Het is daarom belangrijk om na te gaan of je huidige telematica-oplossing nog altijd de juiste keuze voor je bedrijf is.
Waarom het zo belangrijk is om je bestaande oplossing opnieuw te beoordelen
Telematica lijkt inmiddels al lang niet meer op hoe die er nog maar een paar jaar gelegen uitzag. De markt puilt uit van de leveranciers van zakelijke telematica-oplossingen. Er zijn alleen al in Europa meer dan 150 aanbieders actief. Bovendien worden tools voor de tracking van voertuigen voortdurend verbeterd, en tekenen er zich nieuwe technologieën aan die voor een transformatie zullen zorgen van de manier waarop wagenparken worden beheerd.
Ook op zakelijk gebied is er sprake van ingrijpende veranderingen. Dat geldt voor alles van de verwachtingen van klanten, de operationele kosten, het arbeidsrecht en de milieuwetgeving. Anders gezegd: de problemen die je moest oplossen met de implementatie van je huidige oplossing kunnen sterk verschillen van de problemen die op dit moment spelen.
Het regelmatig opnieuw beoordelen van je telematica-oplossing helpt je met het volgende:
- Het meten van de impact op je bedrijfsresultaat
- Nagaan of de oplossing aansluit op je huidige en toekomstige doelstellingen
- Waarborgen dat je er niet meer instopt dan je eruit krijgt
- Op de hoogte blijven van de laatste technologie en je onderneming toekomstbestendig maken
- Ervoor zorgen dat je optimaal gebruikmaakt van je huidige technologie
5 tekenen dat het tijd is voor een nieuwe telematica-oplossing
1. Je telematicaleverancier biedt slechts één vorm van tracking aan
Veel leveranciers van oplossingen voor GPS-tracking bieden alleen ondersteuning voor de tracking van voertuigen. Daarmee loop je kansen mis om diverse andere aspecten van je bedrijfsvoering te verbeteren, zoals de veiligheid van bestuurders, het beheer van bedrijfsmiddelen zonder voedingsbron, het voertuigonderhoud en het uitzenden van bestuurders.
Er zijn diverse specialistische oplossingen op de markt verkrijgbaar waarmee je bedrijfsmiddelen en medewerkers in het veld kunt beheren en aansturen. Het gaat echter om losstaande oplossingen, zodat je gedwongen bent om bedrijfsprocessen afzonderlijk te beheren.
Je kunt daarom beter overstappen op een integraal systeem voor wagenparkbeheer dat fleetmanagers en medewerkers een hoop tijd en training bespaart en modules voor uiteenlopende functies integreert tot een oplossing die je naar wens en behoefte kunt aanpassen:
- Bewaak de activiteiten van het wagenpark en bedrijfsmiddelen
- Hou statistieken bij over locaties en het gebruik
- Beheer de werkroosters van bestuurders
- Automatiseer de onderhoudsplanning en meldingen van motorstoringen
- Genereer regelmatig rapportages over de prestaties van het wagenpark
- Voldoe aan de regels voor de elektronische vastlegging van kilometerstanden
- Evalueer de rijprestaties en risicoscores van bestuurders
- En doe dat alles met één en hetzelfde platform.
2. Je krijgt niet de ondersteuning die je verdient
Je hebt uitvoerig onderzoek gedaan en gekozen voor een leverancier die de functionaliteit biedt die je onderneming nodig heeft.
Maar daarmee ben je er nog niet.
Het is belangrijk om na te gaan welke mate van ondersteuning je ontvangt gedurende de duur van het contract en daarna. Helpt de leverancier je om succes te boeken met de telematica-oplossing? Kennen de medewerkers van zijn technische ondersteuning je onderneming en helpen ze je om de technologie optimaal te benutten? Zijn ze goed opgeleid, staan ze voor je klaar als je ze nodig hebt en zijn ze in staat om technische problemen snel te verhelpen?
Als je na het opnieuw beoordelen van de oplossing het gevoel hebt dat je leverancier je in de steek heeft gelaten, is het tijd om naar een andere oplossing op zoek te gaan. Een bedrijf dat vertrouwen heeft in zijn vermogen om je optimaal van dienst te zijn zal openheid van zaken geven ten aanzien van zijn producten, diensten en voorwaarden. Trainingsmogelijkheden, technische ondersteuning, lokale expertise en andere zaken, zoals een soepel implementatieproces of de mogelijkheid om oplossingen op maat af te leveren kunnen sterk van invloed zijn op je tevredenheid over de door jou gekozen partner.
Vraag elke leverancier om een demo van 30 minuten en doe navraag over hun aftersales-ondersteuning. Welke trainingsmogelijkheden biedt de leverancier aan? Hoe eenvoudig is het om contact te krijgen met de technische ondersteuning? Biedt de aanbieder van de telematica-oplossing regionale ondersteuning op locatie?
3. Je leverancier maakt gebruik van verouderde technologie
Het 3G-netwerk heeft zijn beste dagen gehad. Steeds meer Europese operators kondigen de uitfasering daarvan aan. Ze willen daarmee spectrum vrijmaken voor snellere 4G- en 5G-diensten. Hier is een samenvatting van wat dit voor je mobiele bedrijfsprocessen betekent.
Het uit de roulatie nemen van 3G-netwerken kan bij de ene provider eerder dan gepland gebeuren, terwijl andere providers weer een langere tijdslijn hanteren. Voorkom in ieder geval dat je vastgepind zit aan een provider die je gedateerde technologie tegen een lagere prijs aanbiedt. Je bespaart daar vandaag misschien een paar euro’s mee, maar over een jaar of twee zal de stopzetting van de verouderde dienst een hoop kosten met zich meebrengen.
Blijf op de hoogte van de laatste technologische ontwikkelingen rond voertuigen, brandstofbeheer, onderhoud, telematica, veiligheid en het optimaliseren van het gebruik van bedrijfsmiddelen. Kies voor technologie die vervangbaar en toekomstbestendig is en belangrijker nog, kan worden uitgebreid en opgewaardeerd zonder de noodzaak om kerncomponenten te vervangen.
4. Je bent geld kwijt aan verborgen kosten of zaken die je niet nodig hebt
Betalen voor onnodige integraties of aanvullende mogelijkheden die je niet van plan bent om in de voorzienbare toekomst te gaan gebruiken gaat ten koste van het rendement op je investering en je tevredenheid met de oplossing. Het is dus belangrijk om na te gaan of je telematicaleverancier een goed begrip heeft van je doelstellingen en zijn focus richt op het realiseren daarvan in plaats van simpelweg een product aan de man te brengen.
Ga ook na of er geen sprake is van verborgen trainings- en ondersteuningskosten.
Met het juiste niveau van training kan een oplossing voor wagenparkbeheer uitgroeien tot een bijzonder probaat middel om je bedrijfsprestaties te verbeteren en de kosten terug te dringen. Dit kan echter vragen om meerdere trainingssessies voor je team. Deze training kan in de papieren gaan lopen, tenzij die in de prijs van je telematica-oplossing is inbegrepen.
Ga na of je leverancier het volgende biedt:
- Gratis online training
- Onbeperkte gratis ondersteuning en updates van simkaarten
- Installatiediensten en overige diensten op locatie
- Hulp bij de coördinatie van de implementatie
5. Je bent er niet van overtuigd dat je telematicapartner een lange adem heeft
De afgelopen jaren is er sprake geweest van een explosieve groei van het aantal leveranciers van tracking-oplossingen voor wagenparken. Voor organisaties met wagenparken betekende dit een overstelpend aanbod en concurrerende prijzen. Voor leveranciers betekende het moordende concurrentie en de noodzaak om voortdurend te investeren in het verbeteren van hun technologie. Hierdoor bleven sommige oplossingen achter bij die van innovatievere leveranciers.
En helaas zorgde dit er ook voor dat veel organisaties met wagenparken met een oplossing kwamen te zitten die snel verouderde of waarvan de ondersteuning kort na aanschaf stop werd gezet.
Als je er niet van overtuigd bent dat je leverancier een lange adem heeft en een betrouwbare partner is die nog jarenlang in zijn technologie zal blijven investeren, kun je die maar beter mijden. Dat zal je een hoop kopzorgen en uitvaltijd besparen. Kies dus voor een leverancier die je niet aan je lot overlaat.
Vraag leveranciers van oplossingen voor wagenparkbeheer:
- Hoe hun oplossing kan worden geïntegreerd met bestaande platforms voor de administratie, het uitzenden van bestuurders, brandstofbeheer of verbruiksgebaseerde systemen voor rapportage aan de verzekering
- Hoe vaak zij product updates en nieuwe functionaliteiten uitbrengen
- Hoe lang zij actief zijn en hoe hun plannen voor de komende 1, 3 en 5 jaar eruit zien
Raadpleeg daarnaast het nieuwsgedeelte van de website van de leverancier om te zien hoe actief die is en of diens onderneming groeit.
Het is van cruciaal belang om je telematica-oplossing periodiek opnieuw onder de loep te nemen. Dat kan echter een lastige klus blijken. Onze specialisten denken graag vrijblijvend met je mee.
