Fleetmanagers van verhuurbedrijven zijn voortdurend op zoek naar nieuwe manieren om processen efficiënter te maken. Autoverhuurbedrijven hebben in feite met twee statussen te maken: verhuurd en niet verhuurd. Als een auto eenmaal verhuurd is, zijn zaken als brandstofverbruik, voertuigschade en veiligheid belangrijke aandachtspunten. Voor niet-verhuurde voertuigen is het weer belangrijk om te weten hoe je die zo snel mogelijk kunt inzetten.
We bespreken vijf manieren waarop software voor wagenparkbeheer je kan helpen om de operationele efficiëntie te verbeteren en het wagenparkbeheer te stroomlijnen.
1. Leg schade op betrouwbare wijze vast
Als een huurauto aan een klant wordt overgedragen, controleert er normaliter een medewerker het voertuig op schade. Eventuele schade, zoals krassen of deuken, wordt vastgelegd op een formulier. Het probleem is dat medewerkers weleens wat over het hoofd zien.
Als een medewerker een kras de moeite van het noteren niet waard vindt, maar de medewerker die de auto na gebruik in ontvangst neemt wel, kan dat resulteren in een geschil met de klant. Men zegt dat een foto duizend woorden waard is. Voor autoverhuurbedrijven kan een foto duizend euro waard zijn, of zelfs meer.
Door foto’s te maken beschik je over onweerlegbaar bewijs van de schade die wel en niet aanwezig was op het moment dat de auto aan een klant werd overgedragen. Op die manier kun je schade ook gedetailleerder vastleggen. In plaats van de schade op een tekening of op een formulier aan de kruisen, volstaat het om voor en na het gebruik door de klant foto’s van de huurauto te maken. Vervolgens kun je op de beelden inzoomen om de beelden te vergelijken. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om beweringen te staven of ontkrachten.
Als je medewerkers voorziet van mobiele formulieren zal dat het vastleggen van schade sterk vereenvoudigen. Op die manier kun je het proces met een factor tien versnellen.
2. Een snellere afhandeling van verzekeringsclaims
Helaas kan het een keer gebeuren dat een huurauto betrokken raakt bij een verkeersincident. Een auto GPS-tracker kan in dat geval uitkomst bieden. Zo wordt data over de rijstijl van de bestuurder opgeslagen. Deze data kan aantonen of iemand bijvoorbeeld te hard reed of niet en kan van nut zijn voor het indienen en afhandelen van verzekeringsclaims.
3. Effectievere onderhoudsinspecties
De kans op pech is bij voertuigen die niet goed onderhouden zijn veel groter. Gebrekkig onderhoud brengt ook hogere operationele kosten met zich mee. Een te lage bandenspanning kan het brandstofverbruik bijvoorbeeld tussen de 0,6% en 3% verhogen.
Software voor wagenparkeer maakt het plannen van onderhoudsinspecties eenvoudiger. Fleetmanagers kunnen toegang krijgen tot real-time informatie over diagnostische foutcodes en andere relevante data, zoals:
- Essentiële motorgegevens
- Het brandstofverbruik
- De kilometerstanden
- De bedrijfsuren van de motor
- Kritieke drempelwaarden
Daarnaast kan de fleetmanager proactieve onderhoudsmeldingen instellen op het platform, zodat zeker is dat ieder voertuig tijdig naar de garage gaat en er geen onverwachte uitval is.
4. Een efficiëntere inzet van voertuigen
Autoverhuurbedrijven kunnen met telematica het wagenparkbeheer stroomlijnen en gefundeerde beslissingen nemen ten aanzien van de aan- en verkoop van auto’s.
Als je voertuigen langer in bedrijf houdt dan je zou moeten doen, zullen de kosten oplopen. Je loopt daarmee ook het risico dat de auto’s niet langer aan de actuele veiligheidsregels en emissienormen voldoen.
Software voor wagenparkbeheer kan je helpen om het juiste tijdstip te plannen voor het vervangen van voertuigen. Zorg ervoor dat je weet welke auto’s in gebruik zijn, welke nog een paar jaar hebben te gaan en welke voertuigen op korte termijn moeten worden vervangen.
5. Sneller lokaliseren van gestolen voertuigen
Als een huurauto wordt gestolen kan GPS-tracking je helpen om het voertuig sneller terug te vinden. Dat werkt zo: met geofencing kun je een virtuele zone op een kaart aangeven. Als huurauto’s zich buiten dit gebied begeven, ontvang je automatisch een melding. Vervolgens kun je snel contact opnemen met de bestuurder of, indien nodig, de politie. En als een huurauto niet wordt geretourneerd, kun je snel de locatie achterhalen.
“Bij ons zijn er twee huurauto’s gestolen, en we waren in staat om ze allebei terug te vinden. Twee auto’s komt grofweg neer op een schadepost van 50.000 euro. Dat is een hoop geld voor een klein bedrijf. Onze verzekeringspremies zouden volgend jaar zijn verdubbeld of verdriedubbeld als we geen GPS-trackers hadden gehad”, zegt Marcus Liew, de directeur van CarPass.
Wil je je huurauto’s beschermen en de operationele efficiëntie van je wagenpark een boost geven? Wij denken graag met je mee.
