Als fleetmanager ben je voortdurend op zoek naar manieren om nieuwe efficiëntieslagen te maken. Veel organisaties met wagenparken zetten al in op digitale transformatie om geld te besparen en hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Houdt dat in dat je alles volledig moet digitaliseren?
Het korte antwoord is ja.
Een omzetgroei van 28% dankzij digitalisering
Digitalisering biedt tal van voordelen. Volgens een recent rapport van Deloitte realiseerden kleine bedrijven die standaard digitale interactie inruilden voor geavanceerde digitale interactie een toename van de omzet per werknemer met maar liefst 60%. En de afgelopen 12 maanden boekten zij een gemiddelde omzetgroei van 28%.
Als je voor het beheer van je wagenpark nog altijd gebruikmaakt van een papieren administratie is het hoog tijd om na te denken over digitalisering. Hier volgen zeven goede redenen om volledig af te stappen van papieren processen.
1. Geef de productiviteit een boost
Het indienen, bijwerken en sorteren van papierwerk neemt een hoop tijd in beslag. Met een digitale administratie kun je daarentegen alles in een paar seconden bijwerken, en in verschillende systemen tegelijk. Informatie kan met een simpele muisklik worden ingevoerd en opgeslagen. Ook het delen van bestanden en statistieken met collega’s en externe partijen is in een paar tel geregeld.
Na een digitaliseringsslag kun je op eenvoudige wijze toegang krijgen tot gedetailleerde informatie die op een centrale locatie is opgeslagen. Je hoeft niet langer bergen papieren documenten door te worstelen om er vervolgens achter te komen dat de informatie waarnaar je op zoek bent ontbreekt.
2. Verklein de kans op fouten
Digitale processen zijn over het algemeen een stuk minder vatbaar voor menselijke fouten dan analoge processen. Papieren documenten leveren in het bijzonder problemen op voor het wagenparkbeheer, omdat ze snel zoek kunnen raken of verloren kunnen gaan.
Bij digitale bestanden is dat heel anders. Die kun je vanaf elke locatie opvragen via een browser of vanaf je smartphone, of ze downloaden om ze offline te raadplegen. En in het geval van audits of verzekeringsclaims zorgt digitalisering ervoor dat je alle benodigde informatie binnen handbereik hebt.
Digitalisering verkleint ook de kans op fouten rond inspecties van het wagenpark, logboeken en tankbonnen. Hoewel dit vaak om kleine foutjes gaat, kunnen ze al met al flink in de papieren gaan lopen en kan het herstellen daarvan een hoop tijd in beslag nemen. Het is beter om fouten in een zo vroeg mogelijk stadium te ontdekken.
3. Verbeter de compliance
Overstappen van handmatige naar digitale processen maakt het ook eenvoudiger voor jou en je bestuurders om te voldoen aan de eisen van de wet- en regelgeving.
Bestuurders die gebruikmaken van een elektronisch logboek hoeven niet langer handmatige berekeningen uit te voeren of papierwerk door te nemen. Elektronische logboeken zorgen voor snellere gegevensinvoer en verkleinen de kans op fouten tijdens dit proces. Ritten kunnen tot op de minuut nauwkeurig worden bijgehouden, terwijl er bij papieren dagboeken sprake is van intervallen van 15 minuten.
Bestuurders die met een elektronisch logboek zijn gewapend kunnen realtime waarschuwingen ontvangen en missen geen pauzes meer. Fleetmanagers krijgen toegang tot gedetailleerde rapportages op basis waarvan ze het rijgedrag van hun team nader kunnen analyseren. Dit maakt tijd vrij die bestuurders en fleetmanagers aan belangrijkere taken kunnen wijten.
Zaken als voertuiginspecties, certificeringen of verkeersovertredingen kunnen makkelijk over het hoofd worden gezien als je met papieren processen werkt. Certificaten kunnen verloren gaan, deadlines voor voertuigonderhoud of vervolginspecties kunnen worden gemist, rapporten kunnen zoekraken en snelheidsovertredingen kunnen onopgemerkt blijven, totdat een bestuurder een bekeuring oploopt.
Digitalisering met behulp van software voor wagenparkbeheer zorgt ervoor dat al deze zaken automatisch kunnen worden bijgehouden, gemonitord en gemeten. En daarmee wordt de kans op overtredingen van de wet- en regelgeving ingrijpend verkleind.
4. Realiseer kostenbesparingen
Digitalisering maakt een einde aan kosten als gevolg van verspilling. Facturen, rapporten en andere documenten kunnen worden gedeeld via e-mail of diensten voor bestandsuitwisseling, zodat niet alles telkens opnieuw hoeft te worden geprint. Je kunt ook geld besparen door het minimaliseren van de tijd die aan papierwerk wordt besteed. Software voor wagenparkbeheer biedt je de mogelijkheid om belangrijke informatie over werkprocessen automatisch vast te leggen, zodat bestuurders minder tijd kwijt zijn aan het indienen van papieren documenten en meer tijd overhouden voor ritten.
Download ons e-book over het verlagen van de wagenparkkosten gratis. Vol met tips van experts die je vandaag nog kunt gaan toepassen.
5. Verbeter de prestaties van het wagenpark
Downloadbare rapporten bieden directe feedback over de status van voertuigen en bestuurders en het wagenpark in zijn totaliteit. Een digitaal systeem voor wagenparkbeheer biedt toegang tot real-time data (zoals rijsnelheden, locaties en stationaire draaitijden) die kan worden ingezet voor het verbeteren van de rijprestaties van bestuurders op basis van tijdige en gerichte feedback. Dit zorgt bovendien voor een snelle en accurate planning.
Digitalisering helpt met het verbeteren van de wagenparkprestaties, zet de deur open naar meer winstgevendheid en stelt je in staat om de concurrentie bij te benen.
Zeker onder kleine bedrijven is de digitale transformatie in een stroomversnelling geraakt. Als niet net zo snel schakelt als je concurrenten zul je op achterstand komen te staan. “Elk bedrijf pakt digitalisering weer anders aan. Maar als ze dat slechts op een rudimentair of gemiddeld niveau doen, lopen ze kansen mis. Ze riskeren daarmee stagnatie en lopen kans om het af te leggen bij de concurrentie”, zegt John O’Mahony, partner bij Deloitte Access Economics.
6. Krijg meer grip op het onderhoud
Het digitaal bijhouden van de onderhoudsplanningen bespaart tijd en geld en reduceert de uitvaltijd voor voertuigen. Zodra informatie in de software is ingevoerd kunnen fleetmanagers snel nagaan welke voertuigen aan onderhoud toe zijn en daarnaar handelen. Dit draagt bij aan een effectievere onderhoudsplanning en voorkomt dat voertuigen langer uit de roulatie zijn dan strikt noodzakelijk. Het helpt om problemen in een vroegtijdiger stadium te detecteren en verbetert de veiligheid van bestuurders.
7. Reduceer je CO2-uitstoot
Zoals gezegd verspillen bedrijven een hoop papier. En dat betekent dat ze een grote CO2-voetafdruk hebben. Met een telematica-oplossing kun je die verkleinen door bij te houden waar voertuigen naar toe gaan, routes te evalueren en brandstofverspillend gedrag aan te pakken. Dit alles is mogelijk met behulp van een geïntegreerd platform waaraan geen papierwerk te pas komt. Dit zal je niet alleen helpen om je voertuigen efficiënter te beheren, maar kan ook een groot verschil maken voor je bedrijfsreputatie.
Hoe Fleet Complete je kan helpen
Digitalisering helpt je aan efficiëntere processen en een beter bedrijfsresultaat. Software voor wagenparkbeheer biedt je directe toegang tot logbestanden voor voertuigonderhoud, scorecards voor bestuurders, informatie over de wagenparkprestaties en nog veel meer. Gewapend met deze inzichten kun je verbetergebieden identificeren en de productiviteit opvoeren.
Fleet Complete combineert krachtige metingen op basis van telematica met een robuust platform voor wagenparkbeheer. Fleetmanagers kunnen daarmee tijdrovend papierwerk en handmatige processen terugdringen en hun wagenpark optimaal benutten.
Wil je weten hoe jouw organisatie van onze digitale oplossingen kan profiteren? Vraag een vrijblijvend gesprek aan met één van onze experts.