We geven het antwoord op 10 veelgestelde vragen over kilometerregistratie.
Wat is een kilometerregistratie?
De naam zegt het eigenlijk al: het is een overzicht van de gereden kilometers. In dit geval de gereden ritten per kalenderjaar die je in je zakelijke auto hebt gereden. De Belastingdienst kan de rittenadministratie steekproefsgewijs opvragen. Als je gebruikmaakt van automatische kilometerregistratie kun je heel eenvoudig inzichtelijk maken hoeveel zakelijke en privékilometers jij, of één van je medewerkers gereden heeft.
Meer over automatische kilometerregistratie
Welke gegevens moeten er in de rittenregistratie staan?
Van elke rit moeten de volgende gegevens genoteerd of opgeslagen worden:
- Het merk van de auto
- Het type van de auto
- Het kenteken van de auto
- De periode waarin je de auto tot je beschikking hebt
Per rit:
- Datum
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het adres van vertrek en de aankomst
- De route die er is gereden
- Aard van de rit (privé of zakelijk)
- De privéomrijkilometers als je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt
Hoe lang moet mijn kilometerregistratie bewaard worden?
De rittenregistratie moet volgens de wettelijke bewaartermijn minstens zeven jaar worden bewaard.
Wanneer vraagt de Belastingdienst mijn kilometeradministratie op?
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs je kilometerregistratie op. Maar als het jouw beurt is en de administratie is niet sluitend, dan kun je rekenen op een forse boete (€4920).
Is het registreren van je ritten eigenlijk verplicht?
Nee, niet altijd. Een rittenregistratie is niet verplicht als je bijtelling betaalt, maar is wel verplicht in de volgende situaties:
Geen privégebruik van de bedrijfswagen
Geen bijtelling betalen? Dan mag je per kalenderjaar maximaal 500 privékilometers in de auto van de zaak rijden. Je hebt dan de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ ingediend bij de Belastingdienst. Een rittenregistratie toont aan hoeveel privékilometers je hebt gereden.
Vervoerkosten
Als je een vergoeding voor de autokosten krijgt van de werkgever, of opdrachtgever, dan is deze belastingvrij. De btw die in de autokosten zit, mag je als voorbelasting van het zakelijke deel aftrekken. Maar, dan moet je wel met een rittenregistratie kunnen aantonen welke ritten zakelijk zijn geweest en welke privé.
Btw over privégebruik
Als je als ondernemer in een auto van de zaak rijdt en je deze auto ook privé gebruikt, dan betaal je over dit privégebruik btw. Ook als je privé in een auto rijdt die je vanuit jouw onderneming leaset, betaal je btw over dit privégebruik. De btw op de aanschaf van de auto, het onderhoud en het zakelijke gebruik ervan, mag je van de winst aftrekken.
Werkgeversvrijstelling BPM
Als je werkt bij een bedrijf dat in het buitenland is gevestigd, kun je in bepaalde situaties een werkgeversvrijstelling (BPM) krijgen van de Belastingdienst. Je hoeft dan geen belasting te betalen als je in Nederland een nieuw voertuig koopt en registreert. Eén van de voorwaarden is wel dat uit de rittenregistratie blijkt dat het voertuig voor minimaal 50% in het buitenland is gebruikt.
Kan ik de kilometerregistratie afkopen?
Je kunt rittenregistratie inderdaad afkopen bij de Belastingdienst. Dan betaal je een vast bedrag en hoef je geen rittenregistratie bij te houden. Een voorbeeld: als een bestelauto door twee of meer werknemers wordt gebruikt én de werkzaamheden dit rechtvaardigen, dan betaal je als werkgever 300 euro per auto per jaar aan de Belastingdienst als afkoopsom. Maar is dit echt goedkoper dan een rittenregistratie bijhouden? Als wij kijken naar ons eigen product niet: je betaalt 170 euro per voertuig op jaarbasis voor ritregistratiesysteem Fleet Tracker. Kijk dus goed of afkopen wel echt voordeliger is.
Wat zijn de voordelen van een ritregistratiesysteem?
Een ritregistratiesysteem bespaart je veel tijd, want je hoeft de kilometers niet langer handmatig bij te houden of de rittenadministratie van werknemers te controleren. Als je kiest voor een ritregistratiesysteem met Keurmerk Ritregistratiesystemen, weet je zeker dat de rittenadministratie altijd fiscus-proof is. Daardoor bespaart u trouwens ook veel geld, want u voorkomt boetes van de Belastingdienst.
Verder zorgt een ritregistratiesysteem dat je efficiënter kunt plannen. Je kunt de locatie van iedere bedrijfswagen zien, handig om te beoordelen welke medewerker het beste naar een ad-hoc klus kan rijden en fijn voor de klant: je kunt precies vertellen wanneer medewerkers arriveren op locatie.
Verder heb je altijd goed zicht op de ritgegevens van medewerkers. Dit voorkomt discussies, bijvoorbeeld over hoeveel privékilometers er gereden zijn. En mocht één van uw medewerkers per ongeluk een boete hebben gereden, dan kunt je eenvoudig zien wie er op dat moment reed middels berijdersidentificatie.
Daarnaast kunt je met een sluitende rittenregistratie het aantal gereden kilometers ook eenvoudig verantwoorden aan de eigen klanten.
Hoe informeer je medewerkers over het ritregistratiesysteem?
We zien dat medewerkers vaak vooral de voordelen van een ritregistratiesysteem zien. Zij hoeven tenslotte de kilometers niet meer handmatig bij te houden. Dat scheelt veel tijd. Het is wel belangrijk om te communiceren dat er in de bedrijfswagen een ritregistratiesysteem zit, welke gegevens er worden verzameld én wie er bij de data kan.
Wanneer mag je een ritregistratiesysteem plaatsen? [Privacy]
Het is wettelijk toegestaan om als werkgever een ritregistratiesysteem in een auto te plaatsen. Het is wel belangrijk om te voldoen aan de voorwaarden. Eén van de belangrijkste voorwaarde is dat u een legitieme reden moet hebben om een ritregistratiesysteem te plaatsen. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat je wil nagaan welke bedrijfswagen het dichtst in de buurt van een klant is, zodat je deze medewerker snel naar de klant kan sturen.
Daarnaast is het goed om te weten dat de meeste GPS-systemen in privétijd uitgezet kunnen worden. Fleet Tracker heeft bijvoorbeeld een privéschakelaar. Als deze schakelaar wordt aangezet, worden alleen de kilometerstanden opgeslagen en geen gps-locaties.
Lees meer over privacy en kilometerregistratie
Waarom een ritregistratiesysteem met Keurmerk Ritregistratiesystemen?
Ritregistratiesystemen met het keurmerk Ritregistratiesystemen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, én aan de strengste regels met betrekking tot privacy. Of het product wat u heeft, of wilt gaan kopen het keurmerk heeft, kunt u hier controleren.
Lees meer over het Keurmerk Ritregistratiesystemen
Heeft je vragen over rittenregistratie? Neem gerust contact met ons op.
