Een gestolen voertuig is de grootste nachtmerrie van elke fleetmanager. Je verliest niet alleen een bedrijfswagen en de complete lading. Je bent ook nog eens waardevolle tijd kwijt aan het indienen van een verzekeringsclaim en het doen van aangifte bij de politie. Het verlies van een voertuig resulteert bovendien in uitvaltijd en omzetverlies. In sommige gevallen kan dit zelfs nadelig uitpakken voor je bedrijfsreputatie.
Na een incident snel weer door met een diefstalpreventieplan
De kans is groot dat je een keer te maken krijgt met diefstal van één van de voertuigen uit je wagenpark. Mensen die in de stress schieten nemen vaak te snelle beslissingen. Vooruitziende fleetmanagers hanteren daarom een diefstalpreventieplan om alles na een incident snel weer op de rit te krijgen. Hieronder leggen we uit hoe je zo’n plan maakt.
1. Hou een inventaris bij
In het geval van diefstal moet je bij je klanten en verzekeraar melden wat er ontbreekt. Beschikken over al het benodigde papierwerk is een goed begin. Maar het is ook belangrijk om een digitale inventaris van al je bedrijfswagens en materieel bij te houden.
Als je serienummers, kwitanties en informatie van fabrikanten opslaat in een digitaal dossier kun je snel en eenvoudig nagaan welke zaken er ontbreken, zonder bergen papier te hoeven te doorploegen. En als iets blijkt te zijn gestolen, beschik je in een handomdraai over een aankoopbewijs dat je kunt gebruiken voor het indienen van een verzekeringsclaim.
Daarnaast is het zaak om foto’s en video’s van alle voertuigen en bedrijfsmiddelen te maken. Vergeet niet om daar back-ups van te maken en die veilig op te slaan op zowel een interne als externe locatie. Op die manier blijft alle informatie beschermd tegen cyberrisico’s zoals een ransomware-aanval.
2. Maak gebruik van GPS-tracking
Gestolen voertuigen zijn big business. Bovendien wordt bijna 42% van alle voertuigen nooit teruggevonden. De beste manier om gestolen bedrijfsmiddelen terug te krijgen? GPS-trackers aanbrengen in ieder voertuig, op elke trailer en op alle kostbare machines.
Software voor GPS-tracking van het wagenpark kan je helpen met het in real-time lokaliseren van bedrijfswagens. Het terugvinden van voertuigen zal hierdoor een stuk sneller verlopen. Je kunt daarnaast vastleggen op welke punten op de route het voertuig een stop heeft gemaakt. Op die manier kan de politie een grondig onderzoek uitvoeren en een kostbare lading terugvinden die onderweg is gedropt.
In het zeldzame geval dat een bestuurder een voertuig steelt, kun je de GPS-software gebruiken om te zien welke autosleutel in het contact is gestoken en ook die informatie doorgeven aan de politie.
3. Maak een communicatieplan
Het is belangrijk om over een communicatieplan te beschikken, zodat jij en je collega’s precies weten wat er in noodsituaties moet gebeuren.
Best practices op het gebied hiervan zijn:
- Zorg ervoor dat medewerkers weten wie ze bij diefstal op de hoogte moeten stellen. “Als je iets verdachts ziet, is het belangrijk dat je weet wie je moet bellen en wat je moet doen”, luidt het advies van Geoff Stephany, directeur Cargo Claims & Security bij het Amerikaanse transportbedrijf Old Dominion Freight Line.
- Zorg ervoor dat bestuurders weten wat voor papierwerk er ingevuld moet worden.
- Zorg ervoor dat je over een vast contactpersoon bij elke klant beschikt die op de hoogte gebracht wordt bij diefstal . Op die manier blijft de relatie met de klant transparant, zelfs als er dingen misgaan.
- Geef medewerkers de ruimte om verantwoordelijkheid voor incidenten te nemen, bijvoorbeeld door eerlijk te vertellen wat er onder hun toezicht gebeurde. Maak hen duidelijk dat ze niet voor strafmaatregelen hoeven te vrezen, omdat alle informatie die zij aandragen je kan helpen om gestolen bedrijfsmiddelen terug te krijgen. Als een bestuurder iets te verwijten valt, kun je het incident aangrijpen als kans om die medewerker nog beter te trainen. Op die manier kun je voorkomen dat het opnieuw gebeurt.
4. Stel waarschuwingen in voor het detecteren van onbevoegde voertuigverplaatsingen
Een geofence is een virtuele grens die je op een online kaart kunt aangeven. De meeste voertuigen volgen een vaste route. Als een bedrijfswagen een vooraf gedefinieerde geofence verlaat, ontvang je automatisch een melding van de software voor GPS-tracking. Op die manier kun je snel in actie komen, zelfs nog voordat het voertuig als gestolen wordt gemeld.
5. Deel tracking-data direct
Bij diefstal komt een hoop om de hoek kijken. Snelle en gedegen communicatie tussen alle relevante partijen in noodzakelijk om voertuigen, ladingen en ander materieel snel terug te vinden. Het is dan ook zaak dat je snel de beschikbare data deelt met de benodigde partijen, zoals de politie.
6. Hou je aan je plan
Zoals Benjamin Franklin ooit zei: “Falen in de voorbereiding, is voorbereiden op falen”. Door snel te anticiperen op problemen kun je als fleetmanager een hoop ellende voorkomen. Gewapend met een diefstalpreventieplan en de juiste technologie kun in noodgevallen snel de juiste beslissingen nemen.
Wij denken graag met je mee over een diefstalpreventieplan en welke technologie jouw bedrijfsmiddelen kan beschermen. Neem vrijblijvend contact met ons op.
