We beantwoorden in dit blog vijf veelgestelde vragen over privacy en track & trace systemen in 2021. Staat jouw vraag er niet tussen? Laat het ons weten en wij beantwoorden hem graag.
- Is het juridisch toegestaan om een track & trace systeem te plaatsen?
Deze vraag krijgen we echt ontzettend vaak, mag het plaatsen van een ritregistratiesysteem eigenlijk wel? Ja, het is juridisch toegestaan, mits je het doel goed omschrijft. Ook wel een gerechtvaardigd belang genoemd. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een track & trace systeem nodig hebt om te zien welke medewerker het dichtst in de buurt van een klant is in verband met het leveren van een service. Het ‘in de gaten houden’ van medewerkers is nooit een gerechtvaardigd belang.
Daarnaast krijgen we ook veel vragen over of je verplicht ben om medewerkers te informeren over de plaatsing van een track & trace systeem? Ja, dat is verplicht en raden wij ook aan. Transparante communicatie zorgt dat de kans klein is dat medewerkers weerstand gaan voelen of het wel als een controlemechanisme gaan zien.
- Welke data wordt er geregistreerd door een track & trace systeem en wie kan bij deze data?
De volgende data wordt geregistreerd door ons track & trace systeem:
Locatie (live en historie) en bezoektijd
Kilometers en reistijd
Afgelegde routes
Vertraging/versnelling voertuig
Rijstijl
Je kunt verschillende rollen toewijzen in het systeem, dus als werkgever bepaal je wie bij welke data kan. De planningsafdeling hoeft bijvoorbeeld niet bij de informatie over de rijstijl van medewerkers te kunnen.
- Wie is er eigenaar van de data?
Daar kunnen we heel kort over zijn, jij, als klant, bent eigenaar van de data.
- Hoe is het onderscheid tussen zakelijke- en privéritten geregeld?
Medewerkers kunnen gebruikmaken van een privé/ zakelijk schakelaar. Als zij de auto privé gebruiken drukken ze op een knop, die in de auto wordt ingebouwd, om de privéstand te activeren. Hierdoor zijn de ritten en bezochte locaties niet zichtbaar voor de werkgever. De privékilometers worden wel geregistreerd, in verband met de fiscale verantwoording. Desgewenst kan een medewerker de rechten krijgen om het rittype (zakelijk of privé) achteraf te wijzigen indien hij de schakelaar gebruikt heeft.
- Wat doen jullie en wat kan ik doen om de geregistreerde data te beveiligen?
We hebben de meest voor de hand liggende maatregelen die wij én die jij kunt nemen op een rij gezet in de tabel hieronder. Databeveiliging is voor ons topprioriteit en wij gaan hier graag in gesprek met je over. Zo hebben we bijvoorbeeld een template voor een Verwerkersovereenkomst die we graag met je delen. Maar ook een template om de afspraken rondom privacy en track & trace systemen te regelen tussen werkgever en werknemer. Heb je hier interesse in? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Wil je meer weten over privacy en track & trace systemen? Download ook ons gratis e-book over dit onderwerp.
