Dashcams helpen om de verkeersveiligheid te verbeteren, het aantal ongevallen te verminderen en zowel chauffeurs als het bedrijf te beschermen. Voordat je begint met het installeren van camera’s, is het belangrijk om een duidelijk en begrijpelijk dashcamgebruikbeleid op te stellen.
Door een goed doordacht beleid uit te leggen geeft dit chauffeurs vertrouwen hoe de camera’s worden gebruikt, hoe de gegevens worden opgeslagen en wie wanneer toegang heeft tot de opnames. Dit zorgt voor correcte naleving van (privacy)wetgeving en bij het beschermen van persoonsgegevens. Alle afspraken rondom het gebruik van dashcams wordt opgenomen in de Gedragscode Ritten Registratie Systemen, welke vervolgens dan onderschreven worden door de werkgever en werknemers.
Waarom een Wagenpark een Dashcambeleid nodig heeft
Dashcams zijn een essentieel hulpmiddel in het moderne wagenparkbeheer. Ze registreren gebeurtenissen zowel binnen als buiten het voertuig en helpen om de omstandigheden rond verkeersincidenten of ongevallen te verduidelijken. Sommige systemen gebruiken kunstmatige intelligentie om risicovol rijgedrag te detecteren – zoals afleiding, het gebruik van een telefoon of het niet houden van voldoende afstand. Bepaalde camera’s kunnen de bestuurder zelfs in real time waarschuwen, waardoor veiliger rijgedrag wordt gestimuleerd.
Na een ongeval of klacht kunnen opnames zeer waardevol zijn. Zonder een duidelijk beleid kunnen chauffeurs zich echter overdreven gecontroleerd voelen of bang zijn dat de opnames tegen hen worden gebruikt. Transparantie en heldere regels helpen om vertrouwen te behouden.
Wat een Dashcambeleid zou moeten bevatten
- Duidelijk Doel
Begin met het uitleggen van de reden waarom de camera’s worden geïnstalleerd. De belangrijkste doelen moeten zijn: verhoging van de verkeersveiligheid, het voorkomen van ongevallen en het ondersteunen van de chauffeurs. Benadruk dat de camera’s niet bedoeld zijn voor het bestraffen of controleren maar juist als hulpmiddel voor een veiliger rijomgeving voor zowel de chauffeur als de organisatie.
- Transparantie en Vertrouwen
Leg uit hoe het systeem werkt, bijvoorbeeld:
- In welke voertuigen de camera’s worden geïnstalleerd
- Of de camera’s alleen de weg, alleen de cabine of beide filmen
- Of er ook audio wordt opgenomen
- Wanneer de camera’s actief zijn (altijd, alleen tijdens het rijden, of alleen in specifieke gevallen)
- Hoelang de videobeelden worden bewaard
- Wie toegang heeft tot de beelden en wanneer
Chauffeurs mogen nooit verrast worden over wat er wordt opgenomen of hoe de beelden worden gebruikt. Transparantie bouwt vertrouwen en bevordert samenwerking.
- Toegang tot en gebruik van gegevens
Toegang tot de opnames moet strikt beperkt zijn – meestal alleen voor aangewezen medewerkers zoals de wagenparkbeheerder, veiligheidscoördinator of een lid van het managementteam. Ook chauffeurs moeten het recht hebben om opnames te bekijken waarin zij zelf te zien zijn, bijvoorbeeld na een verkeersongeluk.
Verduidelijk wanneer beelden kunnen worden ingezien:
- Na een verkeersongeval of overtreding
- Als een klacht ontvangen wordt over het rijgedrag
- Voor opleidings- en trainingsdoeleinden
- In zeldzame gevallen – bij disciplinaire kwesties
Vermeld ook dat opnames, indien nodig, gedeeld kunnen worden met derden – zoals verzekeringsmaatschappijen, advocaten of opsporingsinstanties maar dat hierbij altijd de betrokken persoon vooraf over wordt geïnformeerd!
- Naleving van Wet- en Regelgeving
Binnen de EU geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), die duidelijke regels stelt voor het opnemen en verwerken van gegevens. Het beleid moet voldoen aan de volgende eisen:
- Chauffeurs en passagiers informeren dat zij worden opgenomen
- Beveiligde opslag van de opnames
- Verwijderen van gegevens wanneer deze niet meer nodig zijn
- Mogelijkheid voor individuen om inzage in hun persoonsgegevens aan te vragen
Houd er rekening mee dat elk EU-land aanvullende regels kan hebben – vooral met betrekking tot audio-opnames of de plaatsing van camera’s. Controleer daarom altijd de lokale vereisten in de landen waar de voertuigen actief zijn.
- Betrokkenheid van werknemers
Om het beleid effectief te maken, is het aan te raden om chauffeurs te betrekken bij de totstandkoming. Laat hen vragen stellen en feedback geven. Wijs een contactpersoon aan voor vragen, en pas het beleid aan op basis van suggesties van chauffeurs indien nodig.
Het is ook verstandig om chauffeurs een verklaring te laten ondertekenen dat zij het beleid hebben gelezen en begrepen. Dit helpt misverstanden in de toekomst te voorkomen en beschermt tegelijkertijd het bedrijf.
- Cultuur van veilig rijden
Camera’s dienen in eerste instantie niet als controle-instrument maar zullen wel als zodanig ervaren worden – ze zullen bijdragen aan het creëren van een positieve, op veiligheid gerichte rijomgeving. Veel bedrijven belonen chauffeurs die veilig rijden, bijvoorbeeld met bonussen, cadeaubonnen of extra vrije dagen. Dat kan een goede motivatie zijn voor een aantal chauffeurs zijn.
- Aanpassen aan veranderingen
De technologie ontwikkelt zich snel en ook wetgeving verandert. Het dashcambeleid moet gemakkelijk aanpasbaar zijn – bijvoorbeeld wanneer er een nieuw camerasysteem wordt geïntroduceerd of wanneer de wet verandert. Evalueer het beleid regelmatig en pas het aan waar nodig maar informeer altijd tijdig de betrokken chauffeurs.
Samenvatting
Een dashcambeleid is niet zomaar een set regels – het is een instrument om vertrouwen op te bouwen, rijveiligheid te verhogen en aansprakelijkheid van het bedrijf te beschermen. Wanneer chauffeurs begrijpen waarom camera’s worden gebruikt en hoe de gegevens worden verwerkt, zijn zij eerder geneigd het systeem te accepteren.
Het beleid moet eenvoudig, duidelijk en begrijpelijk zijn. Houd je aan de lokale wetgeving en baseer je op best practices. Met een slimme en transparante aanpak kan je wagenpark moderne technologie gebruiken zonder in te leveren op vertrouwen en privacy.
