<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=309609029588200&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Blog

Kijk hier voor inspirerende updates die u kosten gaan besparen.

square-icon  Aanbevolen berichten

Wat is een rittenregistratie?

De naam zegt het eigenlijk al: het is een overzicht van de gereden ritten. In dit geval de gereden ritten per kalenderjaar die u in uw zakelijke auto hebt gereden. De Belastingdienst kan ritgegevens opvragen en dan kunt u aan de hand van een rittenregistratie heel eenvoudig inzichtelijk maken hoeveel zakelijke en privékilometers u, of één van uw medewerkers gereden heeft.

U kunt een rittenregistratie handmatig bijhouden, of automatisch door middel van een ritregistratiesysteem.

Welke gegevens moeten er in de rittenregistratie staan?

Van elke rit moeten de volgende gegevens genoteerd of opgeslagen worden:

  • Het merk van de auto
  • Het type van de auto
  • Het kenteken van de auto
  • De periode waarin je de auto tot je beschikking hebt

Per rit:

  • Datum
  • De begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het adres van vertrek en de aankomst
  • De route die er is gereden
  • Aard van de rit (privé of zakelijk)
  • De privéomrijkilometers als je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt

Hoe lang moet een rittenregistratie bewaard worden?
De rittenregistratie moet volgens de wettelijke bewaartermijn minstens zeven jaar worden bewaard.

Wanneer vraagt de Belastingdienst mijn ritgegevens op?

De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs een rittenregistratie op. Maar als het uw beurt is en uw rittenregistratie is niet sluitend, dan kunt u rekenen op een forse boete (€4920).

Is rittenregistratie eigenlijk verplicht?

Nee, niet altijd. Een rittenregistratie is niet verplicht als u bijtelling betaalt, maar is wel verplicht in de volgende situaties:

Geen privégebruik van de bedrijfswagen

Geen bijtelling betalen? Dan mag u per kalenderjaar maximaal 500 privékilometers in de auto van de zaak rijden. U heeft dan de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ ingediend bij de Belastingdienst. Een rittenregistratie toont aan hoeveel privékilometers u heeft gereden.

Vervoerkosten
Als u een vergoeding voor u autokosten krijgt van uw werkgever of opdrachtgever dan is deze belastingvrij. De btw die in de autokosten zit, mag u als voorbelasting van het zakelijke deel aftrekken. Maar, dan moet u wel met een rittenregistratie kunnen aantonen welke ritten zakelijk zijn geweest en welke privé.

Btw over privégebruik
Als u als ondernemer in een auto van de zaak rijdt en u deze auto ook privé gebruikt, betaalt u over dit privégebruik btw. Ook als u privé in een auto rijdt die u vanuit uw onderneming leaset, betaalt u btw over dit privégebruik. De btw op de aanschaf van de auto, het onderhoud en het zakelijke gebruik ervan, mag u van de winst aftrekken.

Werkgeversvrijstelling BPM
Als u werkt bij een bedrijf dat in het buitenland is gevestigd, kunt u in bepaalde situaties een werkgeversvrijstelling (BPM) krijgen van de Belastingdienst. U hoeft dan geen belasting te betalen als u in Nederland een nieuw voertuig koopt en registreert. Eén van de voorwaarden is wel dat uit de rittenregistratie blijkt dat het voertuig voor minimaal 50% in het buitenland is gebruikt.

Kan ik rittenregistratie afkopen?

U kunt rittenregistratie inderdaad afkopen bij de Belastingdienst. Dan betaalt u een vast bedrag en hoeft u geen rittenregistratie bij te houden. Een voorbeeld: als een bestelauto door twee of meer werknemers wordt gebruikt én de werkzaamheden dit rechtvaardigen, dan betaalt u als werkgever 300 euro per auto per jaar aan de Belastingdienst als afkoopsom. Maar is dit echt goedkoper dan toch een rittenregistratie bijhouden? Als wij kijken naar ons eigen product niet: u betaalt 170 euro per voertuig op jaarbasis voor ritregistratiesysteem Fleet Tracker. Kijk dus goed of afkopen wel echt voordeliger is.

Wat zijn de voordelen van een automatische rittenregistratie?

Een ritregistratiesysteem bespaart u veel tijd, want u hoeft de kilometers niet langer handmatig bij te houden of de rittenadministratie van uw werknemers te controleren. Als u kiest voor een ritregistratiesysteem met Keurmerk Ritregistratiesystemen, weet u zeker dat uw rittenadministratie altijd fiscus-proof is. Daardoor bespaart u trouwens ook veel geld, u voorkomt boetes van de Belastingdienst.

Verder zorgt een ritregistratiesysteem dat u efficiënter kunt plannen. U kunt de locatie van iedere bedrijfswagen zien, handig om te beoordelen wie u het beste naar een ad-hoc klus kunt sturen en fijn voor de klant: u kunt precies vertellen wanneer uw medewerkers arriveren op locatie.

Verder heeft u altijd goed zicht op de ritgegevens van uw medewerkers. Dit voorkomt discussies, bijvoorbeeld over hoeveel privékilometers er gereden zijn.  En mocht één van uw medewerkers per ongeluk een boete hebben gereden, dan kunt u eenvoudig zien wie er op dat moment reed middels berijdersidentificatie.

Daarnaast kunt u met een sluitende rittenregistratie het aantal gereden kilometers ook eenvoudig verantwoorden aan uw eigen klanten. 

Hoe informeert u uw medewerkers over het ritregistratiesysteem?

We zien dat medewerkers vaak vooral de voordelen van een ritregistratiesysteem zien. Zij hoeven tenslotte de kilometers niet meer handmatig bij te houden. Dat scheelt veel tijd. Het is wel belangrijk om te communiceren dat er in de bedrijfswagen een ritregistratiesysteem zit, welke gegevens er worden verzameld én wie er bij de data kan.

[Privacy] Wanneer mag u een ritregistratiesysteem plaatsen?

Het is wettelijk toegestaan om als werkgever een ritregistratiesysteem in een auto te plaatsen. Het is wel belangrijk om te voldoen aan de voorwaarden. Eén van de belangrijkste voorwaarde is dat u een legitieme reden moet hebben om een ritregistratiesysteem te plaatsen. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat u wilt nagaan welke bedrijfswagen het dichtst in de buurt van een klant is, zodat u deze medewerker snel naar de klant kan sturen.

Daarnaast is het goed om te weten dat de meeste GPS-systemen in privétijd uitgezet kunnen worden. Fleet Tracker heeft bijvoorbeeld een privéschakelaar. Als deze schakelaar wordt aangezet, worden alleen de kilometerstanden opgeslagen en geen gps-locaties. U leest meer over privacy in dit blogartikel.

Waarom een ritregistratiesysteem met keurmerk Ritregistratiesystemen?

Ritregistratiesystemen met het keurmerk Ritregistratiesystemen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, én aan de strengste regels met betrekking tot privacy. Of het product wat u heeft, of wilt gaan kopen het keurmerk heeft, kunt u hier controleren.

Heeft u vragen over rittenregistratie? Of zoekt u een oplossing die past bij uw bedrijf? Neem gerust contact met ons op.

 

  jul 29, 2019     Kim Pot